Sie wünschen sich eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe mit Schwerpunkt Administration? Sie sind ein Organisationstalent mit Zahlenflair und Sinn für Struktur? In einem lebhaften Umfeld fühlen Sie sich wohl, behalten den Überblick und sorgen mit Ruhe und Weitblick für reibungslose Abläufe? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Departement:
Life Sciences und Facility Management
Arbeitsbeginn:
per 01.02.2026 oder nach Vereinbarung
Aufgaben
Sie übernehmen eine zentrale Rolle im administrativen und organisatorischen Bereich des Instituts für Lebensmittel- und Getränkeinnovation (ILGI) und sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Forschungsleiter: innen, Zentrumsleitungen sowie den Institutsleiter. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
- Administrative Unterstützung und operativer Support für verschiedene Leitungspersonen
- Pflege und Weiterentwicklung von Webseiten auf SharePoint
- Verantwortung für die Standardisierung und Optimierung administrativer Prozesse unter Berücksichtigung der KI-Entwicklungen
- Enge Zusammenarbeit mit und Unterstützung der Leiterin Administration & Support
- Koordination und Mitwirkung bei der Planung von Leistungsvereinbarungen
- Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen mittels SAP
- Kontierung und Prüfung von Lieferantenrechnungen
- Aktive Mitgestaltung und Optimierung administrativer Prozesse (KVP)
- Durchführung von Projektauswertungen und Berichten mit SAP Nutzung eines CRM-Tools und Datenpflege zur Unterstützung der Projekt- und Kundenkommunikation
Profil
Sie verfügen über
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen oder akademischen Umfeld sowie
- einen versierten Umgang mit SAP, insbesondere in der Rechnungsstellung und Projektauswertung.
Sie beweisen
- Ihren sicheren Umgang mit MS Office 365 und den sich schnell entwickelnden KI-Elementen sowie idealerweise zusätzlich mit CRM-Systemen.
- Ihre Erfahrung im Umgang mit SharePoint-Webseiten und auch darin, dass Sie frühzeitig deren Weiterentwicklungsbedarf erkennen und planen.
- ein starkes Flair fürs Organisatorische und leben ein Dienstleistungsbewusstsein, übernehmen Verantwortung für ihre Zuständigkeit und behalten dank ihres Austausches mit dem Umfeld den gemeinsamen Auftrag im Blick.
- die strukturierte Arbeitsweise, auch darin, indem sie sich proaktiv den sich abzeichnenden Themen widmen.
- Teamgeist und leben Wertschätzung.
Dafür stehen wir
Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern. Wir setzen uns zudem für eine hindernisfreie Hochschule ein. Wir motivieren Menschen mit Behinderung sich zu bewerben. Life Sciences und Facility Management: Studieren und Forschen in Wädenswil: praxisnah, kreativ, leidenschaftlich und reflektiert. Mit unseren Kompetenzen in Life Sciences und Facility Management leisten wir auf den Gebieten Environment, Food, Health einen wichtigen Beitrag zur Lösung unserer gesellschaftlichen Herausforderungen und zur Erhöhung unserer Lebensqualität Institut für Lebensmittel- und Getränkeinnovation: «Wir verstehen Lebensmittel» - dieser holistische Ansatz leitet unser Institut. Wir beachten alle für Lebensmittel relevanten Entwicklungen in Gesellschaft, Wirtschaft, Technik und Natur. Dabei fokussieren wir in Lehre, Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung auf «managing the making of better food and beverages» - in enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, Institutionen und Behörden. Aber nicht nur in unseren Hauptthemen sind wir ganzheitlich unterwegs: Seit Juli 2023 arbeiten und leben alle Forschungsgruppen unter einem Dach. Diesen grossen Wechsel haben wir gemeinsam mit einem ILGI-Werteprozess ergänzt. Diese Werte bringen wir mehr und mehr in den Alltag ein. In unserem dreiköpfigen, aktuell noch rein weiblichen Team Admin&Support arbeiten wir kollegial zusammen, pflegen einen engen und transparenten Informationsaustausch und stellen gegenseitig sicher, dass alle ihr Bestes geben können - dabei ist der Humor auch bei uns ein «hilfreicher Geselle». Die Geschlechtervertretung im Institut ist sehr ausgewogen und darum sind wir gespannt auf Bewerbungen, die uns eine weitere Facette im Team ermöglichen. Wir schätzen die Jahresarbeitszeit, um intensivere Phasen in ruhigeren Zeiten ausgleichen zu können. Ihre Verfügbarkeit vorausgesetzt ist ein Arbeiten im Home-Office möglich. Unsere offene Fehlerkultur und das gute Miteinander stärken uns für die nächsten Herausforderungen. Bestimmt möchten Sie mittelfristig mit Wissen bspw. aus einer Weiterbildung unser Team stärken. Das Angebot, das uns zur Verfügung steht, ist breit und die ZHAW unterstützt dieses Engagement.
Das bieten wir an
Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:
Kontakt
Brigitta Kreuzer-Seiler Leiterin Administration des Instituts
+41 58 934 50 67
Manuela Laure Recruiting Manager
