Event Manager 50% befristet bis 31.12.2026
Department: Engagement & Events
Employment Type: Fixed Term - Part Time
Location: Zurich
Description
Das FIFA Museum zelebriert und bewahrt das Erbe und die Kultur des Fussballs, um die Faszination des Spiels mit der ganzen Welt zu teilen. Mit aussergewöhnlichen Ausstellungen, einzigartigen Originalobjekten, faszinierenden Geschichten, multimedialen und interaktiven Erlebnissen sowie anregenden Kultur- und Bildungsprogrammen ist das Haus der Fussballgeschichte eine lebendige und leidenschaftliche Plattform für Fans und Besucher, um sich zu treffen, miteinander in Kontakt zu treten und sich auszutauschen.
Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Event Manager 50%, befristet bis 31.12.2026.
Deine Aufgaben:
- Verantwortung für die Betreuung und Beratung von Kunden, Partnern sowie internen Stakeholdern rund um Veranstaltungen im FIFA Museum
- Aktiver Verkauf des Eventangebots inklusive Durchführung von Besichtigungen (Site Inspections) sämtlicher Veranstaltungsräumlichkeiten
- Entgegennahme und Bearbeitung von Eventanfragen sowie Erstellung von Offerten, Verträgen sowie internen Function Sheets mithilfe der Event-Software
- Begleitung der Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Nachbereitung (Absprache mit Vorgesetzten, Telefon- oder schriftliche Reservation, Erfassen der Daten, etc.)
- Sicherstellung einer reibungslosen Koordination der Räumlichkeiten und Veranstaltungsbuchungen sowie eines professionellen Ablaufs in Zusammenarbeit mit allen operativen Abteilungen mit Hilfe der Event-Software
- Enge Zusammenarbeit mit dem Caterer sowie Einholung der Offerten
- Professioneller Umgang mit Kundenanliegen und Reklamationen sowie Sicherstellung einer lösungsorientierten Kommunikation
- Mithilfe bei der Erstellung von Statistiken
- Mitarbeit bei verschiedenen Sales- und Vermarktungsaktivitäten innerhalb der Commercial-Abteilung
- Unterstützung bei der laufenden Pflege, Verwaltung und Optimierung der Event-Software
- Mithilfe bei der Erstellung der Rechnungen im Bereich Event Services
- Teilnahme an bereichsübergreifenden Meetings und enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie Technik, Housekeeping, F&B und weiteren Fachbereichen
- Unterstützung bei der Koordination und Einsatzplanung des Tour-Guide-Teams
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Weiterbildung im Bereich Meetings & Events, Hospitality oder Tourismusmanagement zwingend
- Berufserfahrung in der Hotellerie, Eventbranche oder im Hospitality-Umfeld erforderlich
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise
- Selbstständige, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise mit schneller Auffassungsgabe
- Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Situationen rasch einzuschätzen und entsprechend zu handeln
- Professionelles, repräsentatives und serviceorientiertes Auftreten mit hoher Gästeorientierung
- Fähigkeit zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und zum professionellen Umgang mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern
- Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit transparenter, zuverlässiger und wertschätzender Kommunikationsweise
- Kreative, innovative und engagierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
- Hohe Teamfähigkeit sowie Gespür für die Bedürfnisse von Kollegen, Partnern und Gästen
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten sowie Abend- und Wochenendeinsätzen
