Administrative Assistenz am Labor für Anorganische Chemie (m/w/d)

ETH Zürich • 🕗 Teilzeit/Vollzeit • Zürich, Kanton Zürich, Schweiz • vor 4h

60%-100%, Zürich, unbefristet

Das Labor für Anorganische Chemie der ETH Zürich umfasst 8 Professuren und beschäftigt rund 130 Mitarbeitende. Für das Sekretariat von Prof. Kovalenko haben wir per 1. September 2026 oder früher bzw. nach Vereinbarung eine Stelle als Administrative Assistenz zu besetzen.

Stellenbeschreibung

Administration Personelles

Sie sind verantwortlich für einen Teil der wissenschaftlichen und technischen Mitarbeitenden (Professor, leitende wissenschaftliche Mitarbeitende, Doktorierende, Postdoktorierende usw.). Sie koordinieren den gesamten Mitarbeiterzyklus (vom Eintritt bis zum Austritt) zusammen mit der Personalabteilung.

Sie sind verantwortlich für wissenschaftliche Kurzzeitmitarbeitende/Gäste (reguläre Studierende, Projektmobilitätsstudierende, Praktikant:innen, Kooperationspartner:innen, akademische Gäste, Gastprofessor:innen, Gastdozierende). Dies beinhaltet insbesondere die Koordination des Aufenthalts von Anfang bis Ende zusammen mit den zuständigen Stellen (ETH intern: Personalabteilung, Mobilitätsstelle, Akademische Dienste, Housing und externe Stellen wie Behörden), einschließlich Unterkunft, Kostenerstattung und sonstiger Angelegenheiten.

Finanzen

Proaktive Finanzplanung/Budgetierung von Projekten, die von der EU, dem Schweizerischen Nationalfonds, Innosuisse, ausländischen öffentlichen Förderagenturen, Industriepartnern usw. sowie aus internen Mitteln finanziert werden
Berichterstattung: Finanzielle Berichterstattung zu Projekten in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Koordination der wissenschaftlichen Berichterstattung gemeinsam mit den wissenschaftlichen Projektleitern
Unterstützung bei der Einhaltung der Richtlinien der Förderagenturen bezüglich des Zugangs zu wissenschaftlichen Artikeln, Zahlung/Abwicklung von Publikationsgebühren an wissenschaftliche Zeitschriften
Bestellungen - interne und externe Lieferanten (Laborgeräte, Dienstleistungen, Verbrauchsmaterialien, Büromöbel)
Involviert in die Planung/Buchung von Reisen inkl. Reisekostenerstattungen (wissenschaftliche Konferenzen, Projektbesprechungen im Ausland usw.) gemäß den Vorschriften der Projektförderer
Verschiedene Aufgaben: Rechnungen, monatliche Kreditkartenabrechnung, Reisestornierungen und Meldung an die Versicherung etc.

Profil

Für diese verantwortungsvolle und vielseitige Position bringen Sie idealerweise folgende Ausbildungen, Erfahrungen, Eigenschaften und Kompetenzen mit:

Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld.
Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und setzen Prioritäten richtig.
Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und teamfähig.
Dank Ihrer raschen Auffassungsgabe gehen Sie gekonnt mit sehr unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen um und arbeiten sich flexibel in interne Spezialprogramme ein.
Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sehr gut, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS.
Sie verfügen über stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz auf dem Hönggerberg bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter Vergünstigungen , wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ , verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen .

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich und tragen Sie zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft bei, indem Sie reibungslose Rahmenbedingungen für exzellente Forschung und Lehre schaffen.

chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Bewerbungsschreiben
Lebenslauf
Zeugnisse

Weitere Informationen über unser Institut finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Prof. Dr. Maksym Kovalenko, mvkovalenko@ethz.ch, gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

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